Quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP mới nhất về hoá đơn điện tử thì từ 01/11/2018 áp dụng cho doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp đang hoạt động đã hết hóa đơn giấy và từ 01/11/2020 cho tất cả doanh nghiệp.

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.

Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”

Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

1. Tiết kiệm chi phí:

– In hóa đơn (Chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy);
– Phát hành hóa đơn đến khách hàng (Được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail);
– Lưu trữ hoá đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ);

2. Dễ dàng quản lý:

– Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu;
– Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn;
– Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty;
– Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.

3. Thuận tiện sử dụng:

– Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn;
– Dễ dàng trong việc lưu trữ;
– Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.

Những khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử

Bên cạnh những lợi ích nhìn thấy rõ thì việc áp dụng HĐ điện tử cũng tồn tại những khó khăn như: Doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để đáp ứng những quy định của Luật Giao dịch điện tử và phải có nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêu cầu của HĐ điện tử

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

– Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình
– Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố
– Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố
– Các doanh nghiệp xuất HĐĐT theo yêu cầu của ngành thuế

Quy trình phát hành

- Đăng ký dịch vụ

- Khởi tạo HĐ điện tử

- Đăng ký phát hành với cơ quan thuế

- Phát hành HĐ điện tử sử dụng

Thời điểm áp dụng Hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp bắt buộc 01/11/2020